Notion

Werk je met documenten en heb je collega’s? Notion is een op AI gebaseerde productiviteitstool waarmee je documenten samenstelt. Het is dus handig voor studenten, mensen met een kantoorbaan of een drukke agenda, en schrijvers. Bovendien is het programma gericht op gemakkelijke samenwerking met anderen. Hier lees je alles over de inhoud en het gebruik van Notion!

Afbeelding gemaakt met ChatGPT

Wat is Notion?

Notion is een handige AI-tool gebaseerd op kunstmatige intelligentie die je kunt gebruiken voor alles wat met tekst, planning en organisatie te maken heeft. De app doet dienst als een persoonlijke óf gedeelde online werkomgeving waarin je van alles kunt. Je kunt Notion gebruiken voor je aantekeningen tijdens een cursus of college, maar ook om handige tabellen te maken of een boodschap- of inpaklijstje samen te stellen. Het programma bestaat namelijk uit handige blokken zoals stukken tekst, opsommingslijstjes of tabellen. Je kunt ook sjablonen downloaden of maken. Op die manier pas je elk document dat je maakt precies aan je eigen wensen aan. Kom je er niet uit op heb je snelle assistentie nodig? Dan schakel je gewoon Notion AI in! Deze AI-tool helpt je bij het herschrijven van tekst, het verbeteren van de structuur van je document en nog veel meer.

Voor wie?

Notion is handig voor iedereen die een slim online notitieboek wilt gebruiken. Of je nu student, kantoormedewerker of chaotische huishouder bent (of allemaal), Notion staat voor je klaar om al je informatie te bewaren en te ordenen. Bovendien is het programma als gedeelde omgeving te gebruiken. Dat is erg handig voor iedereen die tijdens het werk of andere bezigheden in een team werkt. Notion is makkelijk aan te passen aan je eigen wensen en je hoeft niet per se te betalen om het te gebruiken. Het is wel een uitgebreid programma, dus misschien duurt het even voordat je doorhebt wat je er allemaal mee kunt.

Hoe werkt het?

Account en werkruimtes aanmaken

Als je Notion wilt gebruiken, maak je eerst een account aan met behulp van je mailadres. Open het programma en deel je persoonlijke voorkeuren. Je kunt ook je collega’s uitnodigen om met je samen te werken. Na het invullen van de instellingen ga je naar het hoofdmenu. Daar zie je de volgende opties: 

Je kunt Notion tegelijkertijd privé en samen gebruiken. Met behulp van een + maak je een nieuwe ruimte of teamruimte. Je kiest een naam, logo en eventueel een beschrijving. Dan voeg je je collega’s, studiegroep of je familie toe. In elke teamruimte beheer je de leden en kun je documenten aanmaken. Onder de teamruimten staan je privédocumenten. Die worden niet met je teams gedeeld. Zo zien je verschillende ruimtes eruit:

Documenten met AI bewerken

Het maken van documenten met Notion spreekt voor zich. Alle opties staan duidelijk aangegeven, ook al moet je misschien even aan de bediening wennen. We willen nog wel even ingaan op de optie “schrijven met AI”. Als je een spatie invoert in je document, kun je de hulp van deze chatbot inschakelen. Vul in de tekstbalk die verschijnt in waar de chatbot bij moet helpen:

Je krijgt nu een tekstje, dat je kunt goedkeuren, uitbreiden of bewerken..

Daarna kies je hoe je verdergaat met je document. Je kunt natuurlijk altijd aan AI vragen hoe je iets voor elkaar krijgt of welke knoppen je moet gebruiken voor bepaalde opdrachten. Meestal wordt het dan zelfs voor je gedaan. Ik typte bijvoorbeeld “hoe maak ik een lijstje van mijn favoriete bestemmingen?” Na een paar verduidelijkingen kreeg ik dit:

Mogelijkheden

Notion is een uitgebreid programma waarmee je van alles kunt doen. Dat komt doordat je met behulp van blokken eindeloos lange documenten kunt maken. Op die manier kun je alle informatie die jij in het dagelijks leven of voor je werk of studie gebruikt, organiseren zoals jij dat handig vindt. Dit zijn een paar van de opties:

• Ideeën voor teksten en goede, aanpasbare teksten genereren
• Tijdlijnen, lijstjes, tabellen en kalenderitems toevoegen
• Vergaderingen plannen
• Notulen maken
• Je zakelijke agenda en planning beheren
• Documenten maken
• Persoonlijke to-dolijstjes maken (en afvinken)

Abonnementen

Je kunt Notion gratis gebruiken. Van de betaalde versie kun je een voorproefje krijgen, maar dan moet je wel meteen je betaalgegevens delen. Hieronder de verschillen tussen alle abonnementen op een rijtje. Als student of docent krijg je gratis toegang tot een Plus-abonnement!

Gratis 

• €0 per maand
• Onbeperkte hoeveelheid pagina’s en blokken
• Tot 5 MB aan bestanden uploaden
• Paginageschiedenis van 7 dagen
• Een basis-analysepagina
• Collaboratieve werkruimte
• 10 gastmedewerkers
• Groepen en “teamspaces” maken
• Kalenders, tijdlijnen, formules en borden
• 1 online database
• Exporteren naar andere bestandstypes

Plus 

• €7,50 per lid per maand (jaarlijks te betalen)
• Onbeperkte hoeveelheid pagina’s en blokken
• Onbeperkt bestanden uploaden
• Paginageschiedenis van 30 dagen
• Een basis-analysepagina
• Collaboratieve werkruimte
• 100 gastmedewerkers
• Aangepast domein met publieke startpagina
• Groepen en “teamspaces” maken
• Kalenders, tijdlijnen, formules en borden
• Oneindige online databases
• Exporteren naar andere bestandstypes

Zakelijk

• €14 per lid per maand (jaarlijks te betalen)
• Onbeperkte hoeveelheid pagina’s en blokken
• Onbeperkt bestanden uploaden
• Paginageschiedenis van 90 dagen
• Een geavanceerde analysepagina
• Collaboratieve werkruimte
• 250 gastmedewerkers
• Aangepast domein met publieke startpagina
• Groepen en “teamspaces” maken (ook privé)
• Kalenders, tijdlijnen, formules en borden
• Oneindige online databases
• Exporteren naar andere bestandstypes, ook als PDF

Ondernemingen

• Aangepaste prijs (jaarlijks te betalen)
• Onbeperkte hoeveelheid pagina’s en blokken
• Onbeperkt bestanden uploaden
• Onbeperkte paginageschiedenis
• Een geavanceerde analysepagina
• Collaboratieve werkruimte
• 250+ gastmedewerkers
• Aangepast domein met publieke startpagina
• Groepen en “teamspaces” maken (ook privé, met extra instellingen)
• Kalenders, tijdlijnen, formules en borden
• Oneindige online databases, ook als PDF
• Nog veel meer opslag, aanpassingsopties etc.

Beperkingen

• Voor meer opslag of meerdere gebruikers moet je betalen
• Zo flexibel dat je er lang aan moet wennen
• Gegevens kunnen alleen worden opgeslagen als je toegang hebt tot het internet

Notion is een hele handige tool waarmee je informatie ordent. Of je nou een vergadering plant, een verhaal wilt schrijven of documenten voor je werk of studie schrijft, Notion staat voor je klaar. Juist door alle persoonlijke opties duurt het even voordat je aan het programma gewend bent, maar dat is het meer dan waard!