Als je op zoek bent naar nieuwe werknemers, lees je overal dat je eerst de ideale werknemer moet visualiseren. Dit fictieve ideaalbeeld wordt ook wel een candidate persona genoemd. Wat is een persona precies, hoe maak je een candidate persona en op welke manier kun je AI gebruiken tijdens dat proces? Je leest het hier.
Afbeelding gemaakt met ChatGPT
Wat is een candidate persona?
Een candidate persona is een fictieve, ideale kandidaat voor de functie waarvoor jij iemand zoekt. Je ontwerpt zo’n ideale werkzoekende om te zorgen dat je vacature, sollicitatiegesprek en profilering bij diegene aansluiten. Door je op de juiste mensen te richten, maak je de functie aantrekkelijk voor de juiste mensen. Er is dan een kleinere kans op sollicitaties van ongewenste kandidaten, een grotere kans op het vinden van “de ware” en waarschijnlijk maak je het sollicitatieproces veel comfortabeler door je persoonlijk te richten op de kandidaat die jij zoekt. Je verdiept je tijdens het maken van de persona namelijk al in de ervaring, persoonlijkheid en wensen van diegene. Bovendien ga je na op welke manier de persona naar vacatures zoekt (welk medium, welke websites), zodat je diegene gemakkelijk bereikt. Alle teksten die je nodig hebt tijdens het proces, zoals de vacature en vragen tijdens de sollicitatie, kun je ook aanpassen aan de wensen van je persona.
Hoe maak je een candidate persona?
Onderzoeksfase
Als je een persona wilt maken, ga je eerst na wat je weet over de ideale werknemer voor de betreffende functie. Daar is een onderzoeksfase voor nodig. Verzamel input van de huidige werknemers, analyseer welke competenties van je personeel het meest toevoegen aan het bedrijf en gebruik interviews of enquêtes om huidige en vroegere werknemers hier ook naar te vragen. Soms is het nuttig om ook de belangrijkste investeerders van je bedrijf naar hun mening te vragen.
Een persona creëren
Bedenk welke eigenschappen je idealiter zoekt als het gaat om:
- Leeftijd;
- Relatiestatus, gezin;
- Woonplaats;
- Opleidingsniveau en -richting;
- Interesses en hobby’s;
- Houding en persoonlijkheid;
- Werkervaring;
- Huidige baan;
- Actief op zoek naar een nieuwe functie of niet?;
- Wat de persona zoekt in een nieuwe functie;
- Gewenste bedrijfscultuur;
- Doelen in het werkende leven;
- Uitdagingen in het werkende leven;
- Kanalen om vacatures te vinden.
Geef specifieke antwoorden op al deze vragen. Gebruik dus geen termen als “millennial” of “een opleiding in de technische hoek”. Het is de bedoeling om een profiel te maken dat zo gedetailleerd is, dat het van een echt persoon zou kunnen zijn. Daarom voeg je ook elementen als een naam, leeftijd, gezinssamenstelling en eventueel een korte levensloop toe.
Met het profiel voor ogen kun je teksten, vragen en media gebruiken die zijn toegespitst op de ideale kandidaat. Een goede kandidaat hoeft niet aan alle eigenschappen van de persona te voldoen. Het zou onzin zijn om iemand af te wijzen omdat de persona een andere naam of verjaardag heeft. Dat gedeelte klinkt nogal logisch, maar let goed op bij kenmerken als afkomst en geslacht. Die kun je toekennen aan je persona om een preciezer beeld te krijgen, maar zorg dat je niet (onbewust) gaat discrimineren. Het zou zonde zijn om goede werknemers mis te lopen door ze vast te pinnen op dit soort eigenschappen.
Tips
Er zijn nog een paar belangrijke dingen om op te letten. Ten eerste krijg je tijdens de onderzoeksfase waarschijnlijk veel subjectieve input. Probeer dit terug te brengen tot meetbare, objectieve eigenschappen. (Iedereen kan zichzelf “gedreven” noemen op een cv, maar een scala aan extra taken en verantwoordelijkheden laat zien dat de kandidaat in de praktijk ook echt zo is). Ten tweede moet je de persona af en toe bijwerken om hem up-to-date te houden. Anders is hij niet meer effectief.
Hoe maak je een persona met behulp van AI?
ChatGPT kan tijdens het gehele proces een handige assistent zijn. Een simpel stappenplan voor het maken van een candidate persona met ChatGPT ziet er ongeveer zo uit:
- Vraag welke kenmerken je allemaal nodig hebt voor een compleet profiel van je persona. Gebruik eventueel templates voor meer kenmerken;
- Vul de kenmerken zelf in. Vul de informatie aan met suggesties van ChatGPT;
- Geef de informatie aan ChatGPT en vraag om een overzichtelijk profiel;
- Vraag eventueel om een afbeelding, zodat je een nog beter beeld krijgt van je persona;
- Laat je afgemaakte profiel nakijken op spelling, correctie en volledigheid door ChatGPT.
Kenmerken kiezen
De eerste stap waar ChatGPT bij kan helpen, is het maken van een lijst van de kenmerken die je aan de persona moet toevoegen. Het is handig om eigen ideeën, de punten uit dit blog en eventueel bestaande templates toe te voegen om je persona zo volledig mogelijk te maken. Vraag ook gelijk om voorbeelden van ingevulde kenmerken. Je kunt er zelfs voor kiezen om een ingevuld profiel te laten maken. Dan geef je de informatie over je bedrijf en de functie. Dat is makkelijk, maar je loopt het risico dat je je dan gaat vasthouden aan de gegevens die ChatGPT heeft bedacht. Het is beter om eerst zelf na te denken hoe je ideale werknemer eruitziet.
Voorbeeld van een prompt: “Ik wil een candidate persona maken. Maak een lijst van twintig kenmerken die ik nodig heb om een compleet profiel te maken. Geef steeds een voorbeeld van hoe de kenmerken ingevuld kunnen worden.”
Informatie verzamelen
Geef zelf invulling aan de verschillende categorieën. Je kunt ChatGPT om hulp vragen, maar onthoud dat de chatbot geen weet heeft van jouw bedrijf in de praktijk, geen gevoelsmatige kennis heeft en niet weet welke wensen je collega’s en eventuele zakenpartners zouden kunnen hebben. Het is beter om zelf na te denken en alle informatie uit je onderzoeksproces in te vullen. Als je een specifieke categorie hebt waar je over twijfelt (bijvoorbeeld gewenste leeftijd voor de persona), dan kun je vragen om onderbouwde suggesties.
Voorbeeld van een prompt: “Ik ben de kenmerken aan het invullen. Het bedrijf (naam) specialiseert zich in (bedrijfsinformatie; branche, grootte, sfeer, enzovoort). Ik heb nu de volgende kenmerken bedacht: (informatie die je al hebt ingevuld). Ik twijfel nog over een passende leeftijd voor de persona. Geef een onderbouwde suggestie voor een passende leeftijd.”
Het profiel afmaken
Als alle informatie volledig is (kijk nog eens terug naar de onderzoeksfase), kun je ChatGPT vragen om er een overzichtelijk personaprofiel van te maken. Als je wilt, kun je ook een afbeelding laten maken (dan heb je wel het betaalde ChatGPT 4 nodig). Zo krijg je een nog beter beeld van je ideale werknemer. Als alles af is, is het slim om te vragen om een spellingscontrole. Bovendien kun vragen of je duidelijk, precies en volledig genoeg bent.
ChatGPT is een goede meedenker en schrijver, maar gebruikt geen bestaande templates om een zo volledig mogelijk profiel van je persona te maken. Je kunt om suggesties vragen, maar als extra aanvulling is het handig om bestaande templates te gebruiken. Er bestaan ook andere AI-applicaties om een candidate persona mee te maken, bijvoorbeeld de AI Persona Builder.
Waar kan ik de candidate persona allemaal toepassen?
Nu je candidate persona klaar is, kun je hem blijven gebruiken tijdens je gehele wervingsproces. Dat kan gemakkelijk met behulp van ChatGPT. Vraag wat jouw persona belangrijk zou vinden op de gebieden waar je over twijfelt. Waarschijnlijk zijn één of twee kenmerken daarbij het belangrijkst. Ben je er bij het maken van je persona achter gekomen dat je erg graag een werknemer van een bepaalde doelgroep wilt vinden, bijvoorbeeld van Generatie Z? Je kunt dan snel tips vragen aan ChatGPT. Vraag bijvoorbeeld wat Generatie Z het meest kan waarderen in een vacature, bedrijfsinformatie, sollicitatiegesprek of onboardingsproces.
Heb je al een tekst geschreven? Dan kan ChatGPT die voor je verbeteren. Voer je tekst (bijvoorbeeld een vacature) samen met de persona in. Vraag ChatGPT om de tekst aan te passen aan je ideale kandidaat. Hetzelfde kun je doen met berichten op sociale media of vacaturewebsites. Zo zorg je dat je de kennis en het analytisch vermogen van de chatbot maximaal inzet bij het werven van jouw ideale werknemer!
Met een candidate persona zorg je dat je de ideale kandidaat voor een functie voor ogen hebt. Je maakt jezelf duidelijk wat je precies zoekt, past je teksten en kanalen aan op de perfecte kandidaat en zorgt dat je gericht zoekt naar de juiste kandidaten. Bij het maken van je persona kun je ChatGPT als assistent gebruiken. Je krijgt dan de juiste categorieën, hulp bij het invullen, een passende afbeelding en een handige eindcontrole. Bovendien kun je tijdens het gehele proces vragen stellen aan de chatbot over jouw branche, de meestgebruikte kanalen en andere moeilijkheden.
